Politique deconfidentialité

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25), la personne suivante est responsable de la protection des renseignements personnels au sein de notre entreprise :

a) Renseignements que vous nous fournissez

Lorsque vous remplissez notre formulaire de contact ou communiquez avec nous :

• Prénom et nom
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone
• Nom de l’entreprise ou de l’organisation (facultatif)
• Contenu de votre message et de nos échanges subséquents
• Dans le cadre d’un mandat : informations nécessaires à la prestation des services (besoins, objectifs, budget, accès aux comptes publicitaires ou aux réseaux sociaux de votre entreprise, facturation)

Si vous vous abonnez à notre infolettre depuis le pied de page du site, nous recueillons uniquement votre adresse courriel. Nous y joignons la preuve de votre consentement — la date et l’heure, la page depuis laquelle vous vous êtes abonné, votre adresse IP et le texte exact qui vous était affiché à ce moment-là. La Loi canadienne anti-pourriel n’exige pas seulement que le consentement existe : elle exige que nous puissions le démontrer. C’est à cela, et à rien d’autre, que servent ces quatre éléments.

Sur notre page Boost 60 jours (boost.teteapapineau.com), le formulaire « Réserver mon café » recueille votre prénom et nom, votre courriel, votre téléphone, le nom de votre entreprise, sa région et si vous avez déjà fait de la publicité sur Facebook ou Instagram. Nous y joignons la provenance de votre visite (la publicité ou la campagne d’où vous arrivez), afin de savoir lesquelles de nos annonces fonctionnent.

b) Renseignements recueillis automatiquement

Notre site dépose trois témoins strictement nécessaires, posés par notre gestionnaire de consentement Axeptio pour mémoriser vos choix pendant six mois. Ils ne servent à aucun suivi et ne peuvent pas être refusés : les refuser reviendrait à oublier votre refus. Aucun autre témoin n’est déposé sans votre consentement préalable. Comme tout site web, notre serveur d’hébergement inscrit par ailleurs dans ses journaux techniques l’adresse IP, le type de navigateur et les pages demandées, à des fins de sécurité et de bon fonctionnement.

Deux de nos études de cas intègrent des vidéos hébergées par Meta (Facebook). Ces vidéos ne se chargent qu’après votre consentement : tant que vous n’avez pas accepté la catégorie « réseaux sociaux », un espace de remplacement s’affiche et aucune communication n’a lieu avec les serveurs de Meta. Une fois le consentement donné, votre navigateur communique avec Meta, qui reçoit alors votre adresse IP et dépose ses propres témoins selon sa politique.

Notre assistant conversationnel ne dépose aucun témoin : il n’apparaît donc pas dans le bandeau de consentement, parce qu’il n’a rien à y faire. Le fil de votre conversation reste dans la mémoire de votre navigateur et s’efface à la fermeture de l’onglet. Aucun identifiant de visiteur n’est créé et nous n’en conservons aucune copie sur nos serveurs.

Le relais technique qui fait fonctionner cet assistant lit par ailleurs votre adresse IP, dans un seul but : limiter le nombre de messages par heure et empêcher les abus du service. Elle n’y est pas inscrite en clair — seule une empreinte chiffrée est conservée — et elle disparaît automatiquement après environ 65 minutes. Elle ne sert à aucun suivi et n’est associée à rien d’autre.

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement pour :

• Répondre à vos demandes d’information ou de soumission
• Fournir nos services, gérer la relation client et assurer le suivi des mandats
• Assurer la facturation et la comptabilité
• Assurer la sécurité et le bon fonctionnement de notre site
• Répondre à vos questions sur nos services au moyen de notre assistant conversationnel
• Transmettre votre conversation à une personne de notre équipe lorsqu’elle demande une attention humaine
• Vous envoyer notre infolettre, si vous vous y êtes abonné

Notre infolettre part environ une fois par mois et ne contient que du contenu éditorial et des nouvelles de l’agence. Nous n’y envoyons rien à qui ne s’y est pas abonné : une demande de soumission, un message par le formulaire de contact ou un mandat en cours ne vous y inscrivent jamais. L’abonnement est un geste distinct, et c’est le seul chemin qui y mène.

Nous ne vendons, ne louons ni n’échangeons notre liste d’abonnés, et nous ne l’utilisons pour aucune autre finalité que celle-là.

Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels avec votre consentement, sauf exception prévue par la loi. En nous écrivant, vous consentez à ce que nous utilisions vos coordonnées pour vous répondre. Toute autre finalité fera l’objet d’une demande de consentement distincte.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, en écrivant au responsable désigné à la section 1.

L’abonnement à l’infolettre fait l’objet d’un consentement distinct et exprès : vous inscrivez vous-même votre adresse et vous cliquez pour vous abonner. Il ne découle d’aucun autre échange avec nous. Pour vous désabonner, il n’est pas nécessaire de nous écrire : chaque envoi porte un lien de désabonnement qui prend effet immédiatement, et un clic suffit. La loi exige qu’un consentement puisse se retirer aussi facilement qu’il a été donné — un lien dans le courriel que vous avez déjà sous les yeux, c’est plus simple encore.

Le formulaire de la page Boost 60 jours comporte une case facultative et décochée par défaut : « J’accepte que mes coordonnées, chiffrées, servent à mesurer l’efficacité des publicités de TÀP sur Facebook et Instagram ». Elle est indépendante de votre demande : la laisser vide ne change rien à notre réponse. Le traitement qu’elle autorise est décrit à la section 10.

Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels. Ils sont communiqués uniquement aux prestataires suivants, dans la seule mesure nécessaire :

• Axeptio, notre gestionnaire de consentement aux témoins, qui conserve la preuve de vos choix et reçoit à cette fin votre adresse IP
• Web3Forms, qui achemine vers notre boîte courriel les messages du formulaire de contact ainsi que les conversations de l’assistant qui demandent une attention humaine
• Anthropic, le fournisseur du modèle d’intelligence artificielle qui rédige les réponses de notre assistant conversationnel, et qui reçoit à cette fin le texte de votre conversation
• Cloudflare, qui exploite le relais technique de cet assistant et lit votre adresse IP pour limiter les abus. Il exploite aussi le relais du formulaire de la page Boost 60 jours, qui transmet votre demande à HighLevel sans la conserver
• Google (Gmail / Google Workspace), qui héberge notre messagerie professionnelle
• HighLevel, notre logiciel de gestion de la relation client (CRM), dans lequel sont consignés les coordonnées et le suivi de nos clients et prospects, ainsi que les adresses de nos abonnés à l’infolettre et la preuve de leur consentement. Il reçoit aussi une copie des messages du formulaire de contact et des fiches de contact laissées à l’assistant. C’est également lui qui achemine les envois de l’infolettre
• Hostinger, qui héberge le site web et ses journaux techniques
• Meta (Facebook / Instagram), pour l’affichage des vidéos intégrées mentionnées à la section 2 et, si vous y consentez, pour la mesure publicitaire au moyen du pixel Meta. Si vous cochez la case prévue à cette fin dans le formulaire de la page Boost 60 jours, Meta reçoit aussi votre demande par son API de conversions, avec vos coordonnées chiffrées (voir la section 10)
• Microsoft (Clarity), pour l’analyse du comportement de navigation (cartes de clics et rejeu de session anonymisé) si vous y consentez
• Nos collaborateurs et sous-traitants directement impliqués dans votre mandat, tenus à la confidentialité
• Les autorités compétentes lorsque la loi l’exige

Ces tiers ne reçoivent que l’information nécessaire à l’exécution de leur mandat et sont tenus de protéger vos données.

Plusieurs des prestataires nommés à la section 5 hébergent ou traitent les données à l’extérieur du Québec, principalement aux États-Unis : Hostinger (serveur et sauvegardes), Google, HighLevel, Meta, Microsoft et Anthropic, qui fait fonctionner notre assistant conversationnel. Web3Forms est établi hors du Québec. Cloudflare, dont le siège est aux États-Unis, exploite le relais de l’assistant sur son réseau mondial : le pays où votre message est traité dépend de l’endroit d’où vous vous connectez. Axeptio est une société française et traite les données de consentement dans l’Union européenne, dont le régime de protection des renseignements personnels est reconnu comme adéquat.

Avant de recourir à ces prestataires, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée, notamment le régime juridique applicable dans le territoire de destination, et nous nous assurons que les renseignements y bénéficient d’une protection adéquate, conformément à l’article 17 de la Loi.

Nous conservons vos renseignements personnels pour les durées suivantes :

• Messages reçus par le formulaire de contact ou par courriel : 24 mois à compter de leur réception, puis suppression automatique par une règle programmée dans notre messagerie
• Dossiers clients et documents de facturation : durée exigée par nos obligations fiscales et comptables, soit en règle générale 7 ans après la fin du mandat
• Fiches CRM des prospects sans suite : 24 mois après le dernier échange
• Journaux techniques du serveur : durée limitée déterminée par notre hébergeur
• Conversation avec l’assistant : conservée dans la mémoire de votre navigateur seulement, effacée à la fermeture de l’onglet. Nous n’en gardons aucune copie
• Compteur anti-abus de l’assistant : environ 65 minutes, puis suppression automatique
• Conversation transmise par courriel à notre équipe : même règle que les autres messages reçus, soit 24 mois
• Abonnement à l’infolettre : tant que vous y êtes abonné. Au désabonnement, l’adresse est retirée de la liste d’envoi sur-le-champ. La preuve du consentement, elle, est conservée 36 mois après le désabonnement : c’est ce qui nous permet de démontrer, si la question se posait, que les envois reçus avaient bien été consentis. Passé ce délai, elle est détruite

À l’échéance, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés. Les durées appliquées par Anthropic et Cloudflare au traitement des messages de l’assistant relèvent de leurs propres politiques : nous ne les fixons pas et nous ne les déclarerons pas à leur place.

Nous mettons en place des mesures de sécurité raisonnables pour protéger les renseignements personnels, notamment :

• accès restreint aux dossiers et outils internes, selon le rôle de chacun
• authentification forte et gestion des mots de passe
• chiffrement des communications (HTTPS) et stockage sécurisé
• sauvegardes régulières

Malgré nos efforts, aucun système n’est infaillible. En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous en aviserons les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information, conformément à la loi.

Vous disposez des droits suivants :

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous
• En demander la rectification s’ils sont inexacts ou incomplets
• Retirer votre consentement, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles
• En demander la suppression lorsque la loi le permet
• Obtenir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis (portabilité)
• Demander la cessation de la diffusion d’un renseignement vous concernant, ou la désindexation d’un lien y donnant accès, aux conditions prévues par la loi

Pour exercer ces droits, écrivez au responsable désigné à la section 1. Nous répondons dans un délai de 30 jours. En cas de refus ou d’absence de réponse, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI).

Notre site utilise le gestionnaire de consentement Axeptio. Un bandeau vous permet d’accepter ou de refuser chaque catégorie de témoins, et le refus se fait en un seul clic, exactement comme l’acceptation. Vous pouvez revenir sur votre choix à tout moment par le lien « Gérer mes témoins » au bas de chaque page.

Témoins strictement nécessaires, déposés sans consentement car ils servent uniquement à mémoriser vos choix :

• axeptio_cookies, axeptio_authorized_vendors, axeptio_all_vendors (Axeptio) : conservation de vos préférences de consentement, six mois

Témoins soumis à votre consentement, déposés uniquement si vous les acceptez, et jamais avant :

• Réseaux sociaux, Meta (Facebook) : affichage des vidéos de nos réalisations dans les études de cas. Témoins déposés par Meta (datr, sb, fr, wd) selon sa propre politique. Si vous refusez, les vidéos ne s’affichent pas et aucune donnée n’est transmise à Meta
• Mesure d’audience, Google Analytics 4 et Google Tag Manager : comprendre la fréquentation du site et améliorer son contenu. Témoins _ga et _ga_<identifiant>, conservation maximale de treize mois. Tant que vous n’avez pas accepté, aucun script Google n’est chargé et aucune donnée n’est transmise à Google
• Expérience utilisateur, Microsoft Clarity : comprendre comment les pages sont consultées au moyen de cartes de clics et d’un rejeu de session anonymisé, afin d’améliorer la navigation. Témoins _clck, _clsk et CLID, conservation maximale de treize mois. Clarity fait aussi appel aux domaines publicitaires de Microsoft (bing.com), qui déposent les témoins d’identification MUID, MR, SRM_B, SM et ANONCHK
• Publicité ciblée, pixel Meta : mesurer l’efficacité de nos campagnes publicitaires sur Facebook et Instagram, et vous présenter des annonces adaptées. Témoin _fbp, conservation de trois mois

Nous appliquons également le mode de consentement Google (Consent Mode v2) : tous les signaux de consentement sont positionnés à « refusé » par défaut, avant tout chargement, et ne passent à « accordé » que si vous y consentez.

Page Boost 60 jours (boost.teteapapineau.com)

Cette page a son propre bandeau, sans Axeptio. Vous y choisissez par catégorie : mesure d’audience (Google Analytics 4 et Microsoft Clarity, mêmes témoins que ci-dessus) et publicité (pixel Meta, témoin _fbp). Le refus se fait en un clic, comme l’acceptation. Votre choix est mémorisé dans votre navigateur pendant douze mois, sans témoin ; tant que vous n’avez pas accepté, aucune balise de mesure ne se déclenche et rien n’est transmis à Google, Microsoft ou Meta. Le lien « Gérer mes témoins » au bas de la page permet de changer d’avis.

API de conversions de Meta. Si vous cochez la case facultative du formulaire (section 4), notre relais envoie à Meta, une seule fois et au moment de l’envoi, un événement « demande reçue ». Il contient votre courriel, votre téléphone, votre prénom et votre nom chiffrés par hachage SHA-256 (Meta ne reçoit pas ces coordonnées en clair), votre adresse IP, le type de navigateur, l’identifiant du clic publicitaire Facebook s’il figure dans l’adresse de la page, ainsi que votre région et votre expérience publicitaire. Meta s’en sert pour nous dire combien de demandes nos annonces ont générées et pour mieux les diffuser. Aucun témoin n’est déposé par cet envoi. Si la case n’est pas cochée, rien n’est transmis à Meta par ce moyen. Les données ainsi reçues sont conservées et traitées par Meta selon sa propre politique.

Le mini-jeu « Papineau Score » conserve une préférence technique dans la mémoire de votre navigateur, effacée à la fermeture de l’onglet. Elle ne contient aucun renseignement personnel, ne sert à aucun suivi et n’est transmise à personne.

À venir : si nous ajoutons d’autres outils (par exemple Google Ads), ils ne seront activés qu’après avoir été ajoutés au bandeau de consentement sous une catégorie distincte, et la présente section sera mise à jour en conséquence.

Nos services s’adressent à des entreprises et à des adultes. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels concernant des mineurs.

Nous ne prenons aucune décision vous concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé, et nous ne recueillons aucune donnée biométrique.

Notre assistant conversationnel répond à des questions sur nos services. Il ne vous évalue pas, ne vous note pas, ne vous profile pas et ne rend aucune décision vous concernant : il n’a accès à aucun dossier client et ne sait pas qui vous êtes. Ses réponses n’engagent pas l’agence — seule une personne de notre équipe peut confirmer une offre.

Une seule évaluation automatique a lieu, et la voici : lorsque le ton de votre message indique une insatisfaction ou une demande urgente, la conversation est acheminée par courriel à notre équipe pour qu’un humain vous rappelle. Cet acheminement ne crée aucun profil et ne laisse aucune trace d’une visite à l’autre.

Nous pouvons mettre à jour cette politique afin de refléter l’évolution de nos pratiques ou des exigences légales. La date de la dernière mise à jour apparaît en haut de la page.

Pour toute question ou demande concernant cette politique :